“Weer een nieuwe app?” Zo haal je als team het meeste resultaat uit een digitale dienst
Bij de introductie van een nieuwe digitale dienst op de werkvloer is een veelgestelde vraag: “Gaat dit mij extra tijd kosten?” Het korte en eerlijke antwoord op die vraag is: ja, voordat je de vruchten kunt plukken van een nieuwe dienst, zul je tijd en energie moeten steken in het je eigen maken van een nieuw systeem en bijbehorende processen. Maar uiteindelijk kan die geïnvesteerde tijd je werk juist makkelijker en efficiënter maken en daarmee dus juist je helpen tijd te besparen.
Hoe je samen met je team zo effectief mogelijk tot resultaten van die tijdsinvestering komt, vertel ik je in deze blog. Ik deel 3 tips met je gebaseerd op inzichten die wij als projectmanagers hebben opgedaan in onze samenwerking met bijna 50 ziekenhuizen en zorgorganisaties in Nederland.
1. Bouw aan vertrouwen: leer van elkaar
In een tijd waarin er veel van je wordt gevraagd als zorgprofessional, is het belangrijk om bewust na te denken over waar je tijd aan besteedt. Zo ook bij de introductie van een nieuwe digitale dienst. Een overweging die voor jou als zorgprofessional hierbij waarschijnlijk een belangrijke rol speelt is weten wat die investering je op kan leveren. Pas als je er vertrouwen in hebt dat de gevraagde investering de moeite waard gaat zijn, zul je gemotiveerd zijn om ook echt aan de slag te gaan.
In de praktijk zien wij dat het ophalen van voorbeelden en ervaringen van anderen die je zijn voorgegaan, je kan helpen inzicht te krijgen in wat de meerwaarde van de nieuwe dienst voor jouw dagelijkse praktijk wordt. Je kunt daarbij denken aan het ophalen van ervaringsverhalen binnen de organisatie, maar ook de ervaringen van buiten je eigen organisatie kunnen je waardevolle inzichten opleveren.
Mijn tip hierbij is om zelf in gesprek te gaan met de collega’s die je zijn voorgegaan. Zij kennen de dagelijkse praktijk als geen ander en kunnen je zowel inzicht geven in wat de nieuwe dienst je kan opleveren als ook welke uitdagingen je mogelijk tegen gaat komen en hoe daar het best op in te spelen.
2. Begin klein, maar zet in op schaal
Dat de introductie van een nieuwe dienst invloed heeft op je werkprocessen is een gegeven. Dit betekent dat je samen met je team een nieuwe manier van werken eigen moet maken. Het kan zijn dat dit idee je in eerste instantie afschrikt omdat je niet volledig kunt overzien wat dit van jullie als team gaat vragen. Gelukkig hoef je niet direct alles in een keer op de schop te gooien of aan te passen.
Ga je bijvoorbeeld als afdeling voor het eerst aan de slag met digitaal contact, dan hoef je niet direct je hele communicatieproces om te gooien. Waar in je huidige processen zie mogelijkheden om digitaal contact in te zetten? Start met die vraag en begin met de stap die voor jullie het meest haalbaar is op dit moment. En ga op dezelfde manier werken als je ook gewend bent bij bijvoorbeeld het afhandelen van telefonisch contact; sluit aan op je huidige werkprocessen. Probeer daarbij toe te werken naar het includeren van zoveel mogelijk van je patiënten, zodat het digitale contact echt een volwaardig onderdeel wordt van je communicatie-aanbod. Daarmee voorkom je dat het wordt ervaren als iets ‘extra’s’.
Kortom, om de verandering overzichtelijk te houden, kun je deze opdelen in kleinere tussenstappen. Mijn tip daarbij is om tussentijds ook momenten van evaluatie in te plannen zodat je gedurende het proces kunt bijsturen waar nodig. En: sta onderweg ook stil bij tussentijdse behaalde resultaten en vier deze samen met je team. Op deze manier kan iedereen geleidelijk aan wennen aan de nieuwe manier van werken en houd je iedereen ook gemotiveerd gedurende de verandering.
3. Durf keuzes te maken: wat ga je niet meer doen?
Een digitale dienst zoals BeterDichtbij wordt in eerste instantie vaak gezien als ‘nog een plek voor contact erbij’. Ik gaf je net al de tip om zo snel mogelijk in te zetten op schaal om te voorkomen dat de nieuwe dienst op de werkvloer wordt ervaren als iets ‘extra’s. Een andere tip die ik voor je heb, is om als team te kijken naar wat er door de introductie van de nieuwe dienst misschien wel overbodig is geworden. Met andere woorden: waar zouden jullie mee kunnen stoppen?
Om duidelijke keuzes te kunnen maken, helpt het om als team helder te formuleren met welk doel jullie de nieuwe dienst in gaat zetten. Doe dat voordat je van start gaat. Een applicatie is namelijk slechts een middel om een doel te bereiken en geen doel op zich. Wat is jullie doel met de inzet van de nieuwe dienst? Hoe draagt de nieuwe dienst bij aan dat doel? En welke activiteiten kun je er misschien (op de lange termijn) mee vervangen?
Zo zien wij bijvoorbeeld dat door het succes van BeterDichtbij in sommige gevallen op een afdeling een telefoonlijn helemaal gesloten wordt, omdat alles digitaal verloopt op verzoek van patiënten. Of dat ervoor wordt gekozen om volledig te stoppen met mail om het aantal communicatiekanalen dat moet worden gemonitord te reduceren en patiënten echt te sturen op het gebruik van BeterDichtbij voor het stellen van vragen.
Succes! En heb jij ook tips, deel ze gerust!
De introductie van een nieuwe digitale dienst op de werkvloer vraagt veel van jou als zorgprofessional. Ik hoop dat ik met deze blog je handvatten heb kunnen geven om zo effectief mogelijk resultaten te halen uit je tijdsinvestering, zodat je als team echt voordeel kunt halen uit een nieuwe dienst.
Heb je zelf nog tips of ideeën voor collega’s die aan de slag gaan met een nieuwe digitale dienst, laat het ons zeker weten.