Privacy- en cookieverklaring

Deze privacy- en cookieverklaring is het laatst aangepast op 6 oktober 2026. 

Dit is hoe we je privacy beschermen

BeterDichtbij B.V. (“BeterDichtbij”) biedt een digitaal communicatieplatform waarmee patiënten veilig kunnen communiceren met hun zorgverleners. Daarnaast beheert BeterDichtbij de publieke website www.beterdichtbij.nl. In het kader van deze dienstverlening verwerken wij persoonsgegevens. In deze privacy- en cookieverklaring leest u welke persoonsgegevens wij van u verwerken en wat we daarmee doen.

BeterDichtbij vervult twee rollen bij het verwerken van persoonsgegevens. Wanneer u via het BeterDichtbij-platform communiceert met uw zorgorganisatie, verwerken wij persoonsgegevens in opdracht van uw zorgorganisatie. Uw zorgorganisatie is dan verwerkingsverantwoordelijke en BeterDichtbij is verwerker. Voor vragen over deze verwerkingen kunt u terecht bij uw zorgorganisatie. Bij gebruik van onze publieke website, contactformulieren, sollicitaties, nieuwsbrief of wanneer u nog niet gekoppeld bent aan een zorgorganisatie, is BeterDichtbij zelf verwerkingsverantwoordelijke. Voor vragen over deze verwerkingen kunt u rechtstreeks bij ons terecht.

Onze privacy- en cookieverklaring in het kort

Uw privacy is voor ons van groot belang. Wij houden dan ook rekening met de Algemene verordening gegevensbescherming (“AVG”). Dit betekent dat wij:

• Onze doeleinden duidelijk vastleggen voordat wij uw persoonsgegevens verwerken, via deze privacy- en cookieverklaring.
• Zo min mogelijk persoonsgegevens opslaan en enkel de gegevens die nodig zijn voor onze doeleinden.
• Expliciet toestemming vragen voor de verwerking van uw persoonsgegevens, mocht toestemming verplicht zijn.
• Benodigde beveiligingsmaatregelen treffen om uw persoonsgegevens te beschermen. Wij leggen deze verplichtingen ook op aan partijen die persoonsgegevens voor ons verwerken.
• Uw rechten respecteren, zoals het recht op inzage, correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens die bij ons verwerkt zijn.

Voor welke doeleinden gebruiken wij uw persoonsgegevens?

Wij verkrijgen verschillende persoonsgegevens van u. Per doeleinde geven wij aan welke gegevens wij van u verkrijgen, met welke grondslag wij deze gegevens verwerken en hoelang die worden bewaard. Als u vragen heeft of wilt weten wat we precies van u bijhouden, neem dan contact met ons op. De contactgegevens staan onderaan in deze privacy- en cookieverklaring.

Het BeterDichtbij-platform

BeterDichtbij biedt een digitaal platform waarmee u veilig kunt communiceren met uw zorgverleners.

Wanneer u gekoppeld bent aan een zorgorganisatie

Wanneer u via het platform communiceert met uw zorgorganisatie, verwerkt BeterDichtbij persoonsgegevens in opdracht van uw zorgorganisatie. Uw zorgorganisatie is verwerkingsverantwoordelijke voor deze gegevens.

Hiervoor worden de volgende persoonsgegevens verwerkt:

• Naam en contactgegevens
• Geboortedatum
• BSN (indien noodzakelijk voor identificatie)
• Medische gesprekken en berichten met uw zorgverlener
• Bijlagen die u deelt via het platform
• Technische gegevens (zoals inloggegevens en apparaatinformatie)

De medische gesprekken die u via BeterDichtbij voert met uw zorgverlener zijn gezondheidsgegevens in de zin van artikel 9 AVG. Uw zorgorganisatie is verwerkingsverantwoordelijke voor deze gegevens en verwerkt deze op grond van artikel 9 lid 2 sub h AVG (verwerking noodzakelijk voor het verstrekken van gezondheidszorg). Uw zorgorganisatie bepaalt de rechtsgrondslag en bewaartermijn voor deze verwerkingen. Neem voor meer informatie contact op met uw zorgorganisatie.

Wanneer u nog niet gekoppeld bent aan een zorgorganisatie

Wanneer u de BeterDichtbij-app gebruikt maar nog niet gekoppeld bent aan een zorgorganisatie, is BeterDichtbij zelf verwerkingsverantwoordelijke voor uw gegevens.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Naam en contactgegevens
• Accountgegevens
• Eventuele gezondheidsgegevens die u invoert

Voor reguliere persoonsgegevens is de rechtsgrondslag de uitvoering van de overeenkomst die u met ons aangaat door de app te gebruiken (artikel 6 lid 1 sub b AVG). Voor gezondheidsgegevens vragen wij uw uitdrukkelijke toestemming (artikel 9 lid 2 sub a AVG). Wij bewaren uw gegevens totdat u uw account verwijdert.

Let op: Cookies zoals Google Analytics worden uitsluitend gebruikt op onze publieke websites (www.beterdichtbij.nl) en niet binnen het beveiligde BeterDichtbij-platform waar u communiceert met uw zorgverleners.

Contact en klachtafhandeling

Wanneer u ons een e-mailbericht stuurt, het contactformulier op de website invult, ons telefonisch benadert, of op een andere manier contact met ons opneemt, dan gaat u in op ons aanbod om met ons in contact te treden (gerechtvaardigd belang en/of uitvoering van de overeenkomst).

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Naam
• Zakelijke informatie (indien u vanuit zakelijk oogpunt contact opneemt)
• Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)
• Eventuele informatie die u zelf invult als inhoud van een bericht

Wij slaan deze contactmomenten met de door u verstrekte persoonsgegevens op voor het uitvoeren van het contact en het eventueel afhandelen van uw klacht. We bewaren deze informatie, zolang dat nodig is voor dit contact of tot maximaal 2 jaar nadat wij voor het laatst contact met u hebben gehad, omdat we er zeker van willen zijn dat we uw vraag of klacht goed hebben afgehandeld.

Inplannen zakelijke afspraak

Wanneer u een afspraak met ons inplant via de website, verwerken wij uw gegevens om de afspraak te kunnen plannen en uitvoeren (uitvoering van de overeenkomst).

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Naam
• Zakelijk e-mailadres
• Telefoonnummer
• Inhoud van uw bericht

Wij bewaren deze gegevens tot maximaal 2 jaar na de afspraak.

Nieuwsbrieven

Via onze website kunt u zich aanmelden voor de nieuwsbrief van BeterDichtbij, waaronder de BeterDichtbij Academie nieuwsbrief (toestemming). Wij versturen periodiek per e-mail een nieuwsbrief met daarin nieuws, tips en ontwikkelingen over digitale zorg.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Naam
• E-mailadres

Wij bewaren uw gegevens totdat u zich uitschrijft voor onze nieuwsbrief. Mocht u de nieuwsbrief niet meer willen ontvangen, dan kunt u zich op elk moment afmelden via de link onderaan in de nieuwsbrief.

Klantervaringen

Wij kunnen uw klantervaringen publiceren op onze website of in andere uitingen. Hiervoor verwerken wij uw gegevens op basis van uw toestemming.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Naam
• Foto (indien u deze verstrekt)
• Inhoud van de review

Wij bewaren deze gegevens tot 5 jaar na publicatie, of totdat u uw toestemming intrekt. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken door contact met ons op te nemen.

Samenwerkingspartners

BeterDichtbij werkt samen met verschillende zorgorganisaties en andere zakelijke partners. In dat kader verwerken wij persoonsgegevens van contactpersonen bij deze organisaties (uitvoering van de overeenkomst).

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Naam en contactgegevens van de contactpersoon
• Functie
• Zakelijke gegevens
• Factuurgegevens
• Eventuele informatie die u zelf invult als inhoud van een bericht

Wij bewaren deze gegevens gedurende de looptijd van de samenwerking, dan wel 2 jaar nadat de samenwerking is beëindigd. Sommige gegevens bewaren wij langer als wij daartoe wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld vanwege de fiscale bewaarplicht van 7 jaar).

Dienstverlening ten aanzien van leveranciers

Wij maken gebruik van verschillende leveranciers. In dat kader hebben wij verschillende gegevens nodig om de samenwerking af te handelen (uitvoering van de overeenkomst).

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Bedrijfsnaam
• Zakelijk adres
• Naam contactpersoon
• Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)
• Financiële gegevens
• Eventuele overige informatie die u met ons deelt

Wij bewaren deze gegevens gedurende de overeengekomen contractduur. Sommige gegevens bewaren wij langer als wij daartoe wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld vanwege de fiscale bewaarplicht van 7 jaar).

Werken bij BeterDichtbij

Heeft u gereageerd op één van onze vacatures of heeft u een open sollicitatie ingestuurd? Dan verwerken wij uw persoonsgegevens om uw sollicitatie in behandeling te kunnen nemen, en ter voorbereiding op het eventueel sluiten van een arbeidsovereenkomst.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Voor- en achternaam
• Adresgegevens (adres, huisnummer en postcode)
• Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)
• Curriculum Vitae
• Motivatiebrief
• Eventuele overige informatie die u meestuurt met uw sollicitatie

Uw sollicitatiegegevens bewaren wij tot maximaal 6 weken nadat de functie is vervuld. Wij bewaren deze gegevens zodat wij contact met u kunnen opnemen in het geval de functie binnen de proeftijd opnieuw vrijkomt. Wanneer we u op dit moment geen functie kunnen aanbieden, kunnen we – met uw toestemming – de sollicitatiegegevens nog een jaar langer bewaren. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken door ons een e-mail te sturen. Indien u bij ons komt werken, bewaren wij uw sollicitatiegegevens in het personeelsdossier. Dit dossier wordt bewaard zolang dit noodzakelijk is en ten aanzien van de sollicitatiegegevens tot maximaal 2 jaar na indiensttreding.

Een social media- en internetonderzoek kan onderdeel zijn van de sollicitatieprocedure. Dit is noodzakelijk om te kunnen waarborgen dat bij het aannemen van nieuw personeel ons imago in stand blijft. Wij doen dit dan ook op basis van ons gerechtvaardigde belang. Wij zoeken hiervoor op uw naam via Google, en uw eventuele profiel op diverse social media. Dit uiteraard voor zover deze profielen openbaar zijn; wij zullen u niet vragen om ons toegang te verlenen tot een afgeschermde social media-pagina of een connectie met ons te maken. De resultaten van het onderzoek worden met u besproken. Mocht u hier bezwaar tegen hebben, dan kunt u dit bij ons aangeven op het moment dat u solliciteert.

Wanneer kunnen we uw persoonsgegevens delen met derden?

BeterDichtbij deelt uw gegevens enkel met derden, wanneer dit op basis van de huidige wetgeving is toegestaan of als wij daar wettelijk toe verplicht zijn. Het kan voorkomen dat wij uw persoonsgegevens aan derde partijen verstrekken, omdat:

• wij hen hebben ingeschakeld om bepaalde gegevens te verwerken;
• wij daar een wettelijke grondslag voor hebben;
• wij dat wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld als de politie dat eist bij een vermoeden van een misdrijf).

Het gaat om de volgende categorieën van ontvangers:

• IT-leveranciers en cloudproviders die onze website en systemen beheren en hosten.
• Partijen die ons ondersteunen bij het versturen van nieuwsbrieven en andere communicatie.
• Overheidsdiensten, zoals de Belastingdienst, wanneer wij daar wettelijk toe verplicht zijn.

Met partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om een passend beschermingsniveau te waarborgen.

Internationale doorgifte van persoonsgegevens

Sommige van onze leveranciers zijn buiten de Europese Economische Ruimte (“EER”). Bij het delen van uw persoonsgegevens met deze partijen nemen wij passende waarborgen om uw privacy te beschermen.

De Europese Commissie heeft voor 15 landen een adequaatheidsbesluit vastgesteld. Op basis van een adequaatheidsbesluit kunnen persoonsgegevens veilig vanuit de EER worden doorgegeven aan bedrijven in deze landen, zonder dat er aanvullende waarborgen voor gegevensbescherming moeten komen.

Als we gegevens delen met bedrijven in andere landen zonder adequaatheidsbesluit (of Amerikaanse bedrijven die niet onder het EU-VS Data Privacy Framework vallen), nemen we extra beschermingsmaatregelen in de vorm van zogeheten passende waarborgen. Dit houdt in dat wij extra actie ondernemen om uw persoonsgegevens te beschermen. Wij gebruiken hiervoor onder meer standaardcontractbepalingen (“SCC’s”).

Social media buttons

Op onze website maken wij gebruik van socialmediaknoppen, die u doorleiden naar de betreffende socialmediaplatforms. U krijgt hierdoor de optie om ons te volgen en om content te delen binnen het netwerk. Ook kunt u advertenties tegenkomen op uw socialmediapagina. De knoppen zijn werkzaam vanwege stukjes code die afkomstig zijn van de socialmedianetwerken. Als u wilt weten wat de socialmediaplatforms doen met uw persoonsgegevens, lees dan de desbetreffende privacyverklaring:

Facebook (privacyverklaring)

Instagram (privacyverklaring)

YouTube (privacyverklaring)

Vimeo (privacyverklaring)

LinkedIn (privacyverklaring)

Cookies

Op onze website gebruiken we cookies van onszelf en van derde partijen. Cookies zijn informatiebestandjes die bij het bezoeken van een website automatisch kunnen worden opgeslagen op of uitgelezen van het apparaat (zoals PC, tablet of smartphone) van de bezoeker. Dat gebeurt via de webbrowser op het apparaat.

Wij gebruiken onderstaande soorten cookies:

Functionele cookies

Deze cookies zorgen ervoor dat de website goed functioneert. Ze zorgen bijvoorbeeld voor:

• Het onthouden van uw inloggegevens
• Het bewaren van uw taalvoorkeuren
• Het optimaal weergeven van de website op uw scherm

Voor deze cookies hebben wij geen toestemming nodig.

Analytische cookies

Op basis van deze informatie kunnen wij onze website gebruiksvriendelijker maken. Deze cookies geven ons inzicht in hoe bezoekers onze website gebruiken, bijvoorbeeld:

• Het aantal bezoekers
• De meest bezochte pagina’s
• De gemiddelde bezoekduur
• Gebruikte apparaten en browsers

Deze informatie helpt ons de website te verbeteren. We gebruiken deze cookies op een privacyvriendelijke manier waarbij ze geen grote impact hebben op uw privacy. Voor zover deze cookies persoonsgegevens verwerken, vragen wij hiervoor uw toestemming.

In onderstaande tabel vindt u een overzicht van de cookies die wij gebruiken.

In- en uitschakelen van cookies

In uw webbrowser kunt u instellen dat het opslaan van cookies alleen wordt geaccepteerd wanneer u hiermee instemt. Raadpleeg voor meer informatie hierover de handleiding van uw browser. Let op: veel websites werken niet optimaal als de cookies zijn uitgeschakeld.

Verwijderen van cookies

De meeste cookies hebben een houdbaarheidsdatum. Als een houdbaarheidsdatum is ingesteld, wordt het cookie automatisch verwijderd wanneer de houdbaarheidsdatum verstrijkt. U kunt er ook voor kiezen de cookies handmatig te verwijderen, voordat de houdbaarheidsdatum is verstreken. Raadpleeg hiervoor de handleiding van uw browser.

Hoe worden uw persoonsgegevens beveiligd?

Beveiliging van persoonsgegevens is voor ons van groot belang. Wij nemen dan ook passende technische en organisatorische maatregelen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen van persoonsgegevens, tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking (zoals onbevoegde kennisname, aantasting, wijziging of verstrekking van de persoonsgegevens). We passen de beveiliging steeds aan en letten goed op wat er mis kan gaan.

Wij treffen onder meer de volgende beveiligingsmaatregelen:

Wij nemen de bescherming van uw gegevens serieus. Omdat via BeterDichtbij gevoelige en medische gegevens worden uitgewisseld, hebben wij onder meer de volgende maatregelen genomen:

• Versleuteling. Al het berichtenverkeer tussen de app en onze systemen is versleuteld, en uw berichten worden versleuteld opgeslagen.
• Two-factor authenticatie. Inloggen kan alleen met een combinatie van uw e-mailadres, uw eigen pincode en het toestel dat u bij registratie heeft geactiveerd. Ook zorgverleners loggen in met twee factoren.
• Toegangsbeheer. Alleen uw eigen zorgverleners hebben toegang tot uw gesprekken. Zorgorganisaties kunnen niet bij elkaars cliënten of patiënten. Toegang van onze eigen medewerkers is beperkt tot wat noodzakelijk is voor hun rol.
• Beperkte opslag op uw telefoon. Op uw toestel bewaren wij alleen uw e-mailadres en uw cliënt- of patiëntnummer. Uw gesprekken staan daar niet permanent op.
• Logging. Wij leggen vast wie welke gegevens raadpleegt, zodat achteraf controleerbaar is wie toegang heeft gehad.
• Regelmatige beveiligingstests. Onze systemen worden doorlopend automatisch gescand op kwetsbaarheden en twee keer per jaar getest door een onafhankelijke externe partij.
• Veilige hosting in Europa. Uw gegevens worden opgeslagen bij ISO 27001-gecertificeerde partijen in Nederland, met uitwijk binnen de EU. Met deze partijen zijn verwerkersovereenkomsten gesloten.
• Certificering. BeterDichtbij is gecertificeerd volgens NEN 7510 en ISO 27001, de normen voor informatiebeveiliging in de zorg.

Welke privacyrechten heeft u?

• Recht op inzage: u heeft het recht de persoonsgegevens die wij van u verwerken, in te zien.
• Recht op rectificatie: u heeft het recht de persoonsgegevens die wij van u verwerken, te corrigeren of aan te vullen indien deze onjuist of onvolledig zijn.
• Recht van bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, waaronder tegen direct marketing.
• Recht op verwijdering: u kunt ons verzoeken uw persoonsgegevens te verwijderen.
• Recht om uw toestemming in te trekken: indien u ons toestemming heeft gegeven om persoonsgegevens te verwerken, dan kunt u deze toestemming op ieder moment intrekken.
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens: indien het technisch mogelijk is, heeft u het recht om de persoonsgegevens die wij van u verwerken te laten overdragen aan een derde partij.
• Recht op beperking van de verwerking: in sommige gevallen kunt u ons verzoeken om het verwerken van uw persoonsgegeven (al dan niet tijdelijk) te beperken.

Voor gegevens die worden verwerkt via het BeterDichtbij-platform wanneer u gekoppeld bent aan een zorgorganisatie, kunt u terecht bij uw zorgorganisatie. Voor gegevens die worden verwerkt door BeterDichtbij als verwerkingsverantwoordelijke (publieke website, sollicitatie, nieuwsbrief, contact, of wanneer u nog niet gekoppeld bent aan een zorgorganisatie), kunt u rechtstreeks contact opnemen met BeterDichtbij.

Bij uw verzoek kunnen wij u vragen om u te identificeren. Wij vragen hiervoor gegevens op om er zeker van te zijn dat u de juiste persoon bent aan wie de persoonsgegevens toebehoren.

Wij zullen in principe binnen 30 dagen aan uw verzoek voldoen. Deze termijn kan echter worden verlengd om redenen die verband houden met de specifieke privacyrechten of de complexiteit van het verzoek. Als wij deze termijn verlengen, zullen wij u daarvan tijdig op de hoogte stellen.

Indien u één van uw rechten wilt uitoefenen, dan kunt u dat kenbaar maken via service@beterdichtbij.nl.

Toepassingsbereik en wijzigingen

Deze privacy- en cookieverklaring is uitsluitend van toepassing op de diensten van BeterDichtbij en niet op andere websites die via onze website toegankelijk zijn. Wanneer onze dienstverlening wijzigt, moeten wij natuurlijk ook de privacy- en cookieverklaring aanpassen. Let dus altijd op de datum bovenaan in dit document en kijk regelmatig of er nieuwe versies zijn.

Vragen of klacht indienen

Als u vragen heeft, of een klacht in wilt dienen over het gebruik van uw persoonsgegevens, dan kunt u een e-mail sturen naar service@beterdichtbij.nl. Wij pakken elke vraag en klacht intern op en communiceren dit verder met u. Als u vindt dat wij u niet op de juiste manier helpen, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder. Deze heet de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contactgegevens Functionaris Gegevensbescherming

U kunt ook altijd uw vragen, of opmerkingen over de manier waarop wij met uw gegevens omgaan, stellen aan de Functionaris Gegevensbescherming. Deze kunt u bereiken door een e-mail te sturen naar: fg@beterdichtbij.nl.

Contactgegevens Organisatie

Adres:                        Oudlaan 4, 3515 GA Utrecht
E-mailadres:               info@beterdichtbij.nl
Telefoonnummer:        085 – 27 35 398
KvK-nummer:              70150680