Privacy- en cookieverklaring

Deze privacy- en cookieverklaring is voor het laatst aangepast op 22 november 2023.

Dit is hoe we je privacy beschermen

BeterDichtbij B.V. (hierna: BeterDichtbij) hecht veel waarde aan je privacy en gaat zorgvuldig om met je gegevens. De zorgorganisaties (huisartsenpraktijken, ziekenhuizen en andere zorgorganisaties), die met BeterDichtbij meedoen, gebruiken je gegevens om je goed te kunnen helpen. BeterDichtbij is de dienst die de communicatie met je mogelijk maakt. Volgens de Nederlandse wet is BeterDichtbij daarom als organisatie een Verwerker van je persoonsgegevens (volgens de Algemene verordening gegevensbescherming, de “AVG”). Dat betekent dat BeterDichtbij je persoonsgegevens in opdracht en ten behoeve van je zorgorganisatie verwerkt. Je zorgorganisatie (huisartsenpraktijken, ziekenhuizen en andere zorgorganisaties) is de Verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG. Voor vragen of verzoeken over hoe zij omgaan met je persoonsgegevens, kun je terecht bij je eigen zorgorganisatie. Vragen die je aan BeterDichtbij hierover stuurt, zullen wij doorsturen aan je eigen zorgorganisatie. In onderstaande verklaring beschrijven wij uitgebreider de wijze waarop BeterDichtbij persoonsgegevens in opdracht van en ten behoeve van je zorgorganisatie verwerkt.

De digitale service: BeterDichtbij in de rol van verwerker

We vragen alleen de belangrijkste gegevens

We helpen je graag zo goed mogelijk. Daarom vul je bij je registratie binnen BeterDichtbij een aantal persoonlijke gegevens in. Die gegevens verwerken we in opdracht van je huisartsenpraktijk, ziekenhuis of andere zorgorganisatie.

De gegevens die je deelt, worden alleen gebruikt om de communicatie met u zo goed mogelijk te laten verlopen. Welke persoonlijke gegevens worden verwerkt door BeterDichtbij als je de app downloadt of de besloten BeterDichtbij website gebruikt? Dit zijn de volgende gegevens:

·       Postcode

Met je postcode kunnen we het ziekenhuis of de zorgorganisatie bij jou in de regio vinden die deelnemen aan BeterDichtbij.

·       E-mailadres

Je ontvangt van ons een e-mail op je e-mailadres zodra je een nieuw berichtje hebt ontvangen van je eigen zorgverlener in de BeterDichtbij app of website. Ook is je e-mailadres nodig voor het eerste registratieproces en bij het doorvoeren van wijzigingen later.

·       Naam

We spreken je graag persoonlijk aan, daarom vragen we naar je voor- en achternaam. Ook voor de zorgverleners die met jou communiceren is je naam belangrijk.

·       Mobiel telefoonnummer

De reden waarom we je mobiele telefoonnummer vragen, is om de app veilig te koppelen aan je eigen telefoon. Je kunt de BeterDichtbij app namelijk alleen met een door jou zelf in te stellen pincode op je telefoon gebruiken, net zoals je gewend bent bij je internetbankieren app.

·       Geboortedatum

Net als bij de huisarts of in het ziekenhuis of bij een andere zorgorganisatie vragen we naar je geboortedatum. Dit doen we ter controle. Zo weten we dat er geen misbruik wordt gemaakt van je gegevens en weet de zorgverlener met wie hij/zij communiceert.

·       Patiëntnummer/BSN

Zelf voer je geen patiëntnummer en/of burgerservicenummer (BSN) in binnen BeterDichtbij. Je arts of andere zorgverlener doet dit. Dit is hetzelfde patiëntnummer dat de deelnemende zorgorganisaties in hun eigen systemen gebruiken als je bij hen bekend bent.

·       (Medische) gesprekken

Wij slaan de gesprekken die je met je zorgverleners in de app of beveiligde website heeft veilig op. Dat is belangrijk, omdat deze gesprekken medische inhoud kunnen bevatten. Deze gesprekken worden nooit opgeslagen op je mobiele telefoon. De mensen die bij BeterDichtbij werken kunnen nooit bij de inhoud van deze gesprekken. Dit kunnen alleen jij en je zorgverleners.

·       Jouw ziekenhuis of andere zorgorganisatie

Op basis van je postcode, brengt BeterDichtbij je in contact met het ziekenhuis, je huisarts of andere zorgorganisatie bij in de buurt die deelneemt aan BeterDichtbij. Gebruik altijd je eigen postcode.

Normaal gesproken ontvang je via je zorgaanbieder een uitnodiging voor BeterDichtbij. Het is ook mogelijk dat je (nog) niet gekoppeld bent aan een ziekenhuis of andere zorgorganisatie, maar dat je direct via BeterDichtbij een account aanmaakt. In dit geval is BeterDichtbij zelf verwerkingsverantwoordelijke voor je persoonsgegevens, en geen verwerker voor een zorgaanbieder (die is er namelijk niet in dit geval). Hiervoor is de grondslag ‘uitvoering van de overeenkomst’ van toepassing. Hierbij geldt uiteraard nog steeds dat we alleen de noodzakelijke gegevens uitvragen en je privacy zo goed mogelijk waarborgen, zoals omschreven in deze privacy- en cookieverklaring. Mocht je hier vragen over hebben, dan kun je altijd contact met ons opnemen via de contactgegevens onderaan deze pagina.

·       Device ID

Omdat BeterDichtbij alleen op je eigen telefoon werkt, slaan we een anoniem device iD op. Dit is een uniek (technisch) nummer waarmee je eigen mobiele telefoon wordt herkend door het BeterDichtbij systeem.

Je gegevens zijn veilig

Huisartsenpraktijken, ziekenhuizen en andere zorgorganisaties werken samen met BeterDichtbij omdat wij er als Verwerker alles aan doen om je privacy te waarborgen.

De gegevens en informatie die binnen BeterDichtbij worden bewaard, worden opgeslagen op sterk beveiligde servers bij een Nederlandse hostingpartij. Deze partij voldoet aan de normen van ISO27001, internationaal erkende standaarden voor informatiebeveiliging. Ook de werkwijze en processen van BeterDichtbij voldoen daaraan, want BeterDichtbij is NEN7510:2017 en ISO 27001 gecertificeerd. Deze standaarden voor informatiebeveiliging helpen de beveiliging van medische data en de beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van patiëntgegevens te garanderen.

Je zorgorganisatie bepaalt hoe lang we je gegevens moeten bewaren. Wil je dat de gegevens eerder worden verwijderd? Dan kun je dat aan de betrokken zorgorganisatie laten weten. Op je telefoon zelf worden nooit inhoudelijke, medische gegevens opgeslagen. Daarom kan niemand anders je gesprekken in BeterDichtbij zien, ook niet als je jouw telefoon verliest.

Om BeterDichtbij voor jou zo goed mogelijk te beheren en te ontwikkelen, werken we samen met professionele partijen. Met deze vaste, technische partners zijn uitgebreide contracten en verwerkersovereenkomsten afgesloten en afspraken gemaakt hoe om te gaan met de aanwezige data op de systemen. Niet bevoegde medewerkers hebben nooit toegang tot je gegevens. Alleen voor een goede werking van de systemen of het oplossen van fouten, kunnen een select aantal technische medewerkers bij de systemen en daarop aanwezige data. Iedereen die voor of met BeterDichtbij werkt, heeft een geheimhoudingsverklaring ondertekend. Bij de werkzaamheden worden de laatste veiligheidsnormen gehanteerd en zijn er procedures aanwezig in lijn met de AVG.

Gaat er iets mis met het downloaden van de BeterDichtbij app, het gebruik van de besloten website of met de eerste keer registreren van BeterDichtbij? Dan helpt de Servicedesk van BeterDichtbij je graag verder. Om je hiermee goed te kunnen ondersteunen, hebben de Servicedesk medewerkers alleen toegang tot je naam, e-mailadres, postcode, type telefoon (Android, iOS) en telefoonnummer. Zij kunnen nooit de inhoud van je gesprekken met de arts of andere zorgverleners zien.

Je gegevens blijven bij je ziekenhuis of zorgorganisatie

De gegevens die je deelt via BeterDichtbij, zijn alleen toegankelijk voor jou en je (huis)arts, ziekenhuis of andere betrokken zorgorganisatie. BeterDichtbij mag niets anders met de gegevens doen dan deze verwerken in opdracht van de Verwerkingsverantwoordelijke: je ziekenhuis of andere zorgorganisatie.

App Store en Google Play Store

De app is te downloaden via de App store en Google Play. Wij hebben geen invloed op welke persoonsgegevens de aanbieder (Google dan wel Apple) hiervan verwerkt en waarvoor. Wij raden je aan de relevante privacyverklaringen van de desbetreffende aanbieder te lezen.

Je kunt altijd je gegevens inzien, wijzigen of laten verwijderen

Wil je je eigen gegevens zien? Zijn je persoonlijke gegevens veranderd? Of wil je dat je gegevens worden verwijderd?

Je kunt dit altijd aangeven bij je eigen zorgorganisatie. Je zorgorganisatie is verantwoordelijk voor je inzage, wijzigingsverzoek of het verwijderen van je gegevens. BeterDichtbij voert je verzoek alleen in opdracht van de deelnemende zorgorganisatie namens jou uit.

De website: BeterDichtbij in de rol van verwerkingsverantwoordelijke

Contact

Wanneer je ons een e-mailbericht verstuurt, ons telefonisch benadert, of op een andere manier contact met ons opneemt, ga je in op ons aanbod om met ons in contact te treden (uitvoering van de overeenkomst). Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Naam
• Contactgegevens (e-mailadres en/of telefoonnummer)
• Eventuele informatie die je zelf invult als inhoud van een bericht

Wij bewaren je gegevens zolang als dat nodig is voor dit contact of tot maximaal 3 maanden nadat wij voor het laatst contact met je hebben gehad, omdat we er zeker van willen zijn dat we je vraag of klacht goed hebben afgehandeld.

Opname telefoongesprekken

Als je telefonisch contact opneemt met de servicedesk van BeterDichtbij kan het zijn dat, in verband met kwaliteit en trainingsdoeleinden, het gesprek wordt opgenomen. Binnen uiterlijk 2 maanden worden deze telefonische opnames altijd weer verwijderd. BeterDichtbij medewerkers zullen nooit informeren naar je persoonlijke situatie of gezondheid. Het gesprek dat je met ons voert, gaat over het gebruik van de dienst BeterDichtbij via de app of website. Hiermee willen we je zo goed mogelijk helpen.

Behalve je eigen zorgverleners in de deelnemende zorgorganisaties kan er niemand bij je eigen informatie. Voor de evaluatie en doorontwikkeling van de BeterDichtbij dienst maken we gebruik van gegevens die niet tot jou herleidbaar zijn. Wij verstrekken je persoonlijke gegevens niet aan externe partijen, tenzij je daarvoor toestemming geeft of daar een wettelijke grondslag voor bestaat.

Solliciteren bij BeterDichtbij

Heb je gereageerd op één van onze vacatures of heb je een open sollicitatie ingestuurd? Dan verwerken wij persoonsgegevens van jou om je sollicitatie in behandeling te kunnen nemen, en ter voorbereiding op het eventueel sluiten van een arbeidsovereenkomst. Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Naam
• Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)
• Curriculum Vitae
• Motivatiebrief
• Salarisindicatie
• Referenties
• Eventuele overige informatie die je meestuurt met je sollicitatie

Je sollicitatiegegevens bewaren wij tot maximaal 6 weken nadat de functie is vervuld. Wij bewaren deze gegevens zodat wij contact met je kunnen opnemen in het geval de functie binnen de proeftijd opnieuw vrijkomt. Wanneer we je op dit moment geen functie kunnen aanbieden, kunnen we – met jouw toestemming – de sollicitatiegegevens nog een jaar langer bewaren. Je kunt je toestemming op elk moment intrekken door ons een e-mail te sturen. Indien je bij ons komt werken, bewaren wij je sollicitatiegegevens in het personeelsdossier. Dit dossier wordt bewaard zolang dit noodzakelijk is en ten aanzien van de sollicitatiegegevens tot maximaal 2 jaar na indiensttreding.

Een social media- en internetonderzoek kan onderdeel zijn van de sollicitatieprocedure. Dit is noodzakelijk om te kunnen waarborgen dat bij het aannemen van nieuw personeel ons imago in stand blijft, wij doen dit dan ook op basis van ons gerechtvaardigde belang. Wij zoeken hiervoor op je naam op Google, en je eventuele profiel op diverse social media. Dit uiteraard voor zover deze profielen openbaar zijn; wij zullen je niet vragen om ons toegang te verlenen tot een afgeschermde social media-pagina of een connectie met ons te maken. De resultaten van het onderzoek worden met je besproken. Mocht je hier bezwaar tegen hebben, dan kun je dit per e-mail aangeven op het moment dat je solliciteert.

Klantervaringen

Je hebt de mogelijkheid om een beoordeling te geven over onze dienstverlening. Wij verwerken je persoonsgegevens op basis van het gerechtvaardigd belang. Wij hebben namelijk een commercieel belang om onze dienstverlening te verbeteren en aan derde partijen te laten zien hoe er over ons bedrijf wordt gedacht. Ons commerciële belang prevaleert boven je privacybelang, gezien het feit dat je zelf invloed heeft op wat voor informatie je achterlaat in de review. Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Naam
• Foto
• Functie
• Naam werkgever
• Inhoud van het bericht

Wij bewaren je persoonsgegevens maximaal 10 jaar nadat je de klantervaring hebt gegeven.

Derde partijen

Om die dienstverlening te verlenen kan BeterDichtbij je persoonsgegevens verstrekken aan partijen die zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (EER). BeterDichtbij doet dit alleen indien er sprake is van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van persoonsgegevens. Het kan voorkomen dat wij je persoonsgegevens aan derde partijen verstrekken, omdat:

• • wij hen hebben ingeschakeld om bepaalde gegevens te verwerken;
  • dat nodig is om de overeenkomst met jou uit te voeren;
  • je hier toestemming voor geeft;
  • wij hier een gerechtvaardigd belang bij hebben;
  • wij dat wettelijk verplicht zijn.

De partijen die in onze of jouw opdracht persoonsgegevens verwerken zijn:

• IT-leveranciers en -dienstverleners
• Cookiedienstverleners
• Betalingsdienstverleners
• Externe consultants

Nieuwsbrief

Via onze website kun je je aanmelden voor de nieuwsbrief van BeterDichtbij (toestemming). Wij versturen maandelijks een nieuwsbrief met daarin informatie over de diensten van BeterDichtbij.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Naam

• E-mailadres

Wij bewaren je gegevens totdat je je afmeldt voor onze nieuwsbrief. Mocht je de nieuwsbrief niet meer willen ontvangen, dan kun je je op elk moment afmelden via de link onderaan in de nieuwsbrief.

Cookies op de website van BeterDichtbij

Via onze website gebruiken we alleen de noodzakelijke en statistiekcookies die nooit naar jou te herleiden zijn. Een cookie is een klein tekstbestandje dat door je browser op de harde schijf van je computer, tablet en/of mobiele telefoon wordt opgeslagen. De door een cookie gegenereerde informatie over je gebruik van website wordt overgebracht naar onze eigen beveiligde servers. De daarin opgeslagen informatie kan bij een volgend bezoek weer naar onze servers teruggestuurd worden.

Google Analytics

Wij gebruiken cookies met een puur technische functionaliteit. Zo verzamelen wij gegevens voor onderzoek om bij te houden hoe gebruikers onze website gebruiken. Zo kunnen wij onze diensten hierop afstemmen en rapporten opstellen over de gebruikersactiviteit. Voor het verzamelen van deze gegevens maken wij gebruik van Google Analytics, welke wij privacyvriendelijk hebben ingesteld conform de handleiding van de Autoriteit Persoonsgegevens. Momenteel bekijken we op welke manier persoonsgegevens veilig doorgestuurd kunnen worden naar de Verenigde Staten. We hebben een verwerkersovereenkomst met Google gesloten hierover, waarin is vastgelegd dat BeterDichtbij verantwoordelijk is en Google alleen optreedt als verwerker. Google Analytics is door BeterDichtbij ingesteld op anonimiseren zodat nooit de gegevens van een individuele gebruiker worden bijgehouden. Ook worden er geen gegevens van je gedeeld met Google en maken we geen gebruik van andere Googlediensten. Bekijk hier de privacyverklaring van Google.

Google Doubleclick

Deze cookies bevatten je gebruiksvoorkeuren van Google, zoals je taal, aantal zoekresultaten en of je een cookie hebt geaccepteerd. Meer informatie over deze cookies bij Google.

Cloudflare

Cloudfare is een inhoudsnetwerk en identificeert het vertrouwd webverkeer. Lees voor meer informatie de Privacyverklaring van Cloudflare.

Bewaartermijn en verwijderen van cookies

De bewaartermijn van de cookies verschillen. Hieronder vind je een overzicht van de bewaartermijnen. De meeste cookies hebben een houdbaarheidsdatum. Als een houdbaarheidsdatum is ingesteld, worden de cookies automatisch verwijderd wanneer de houdbaarheidsdatum verstrijkt. Je kunt er ook voor kiezen de cookies handmatig te verwijderen voordat de houdbaarheidsdatum is verstreken. Raadpleeg hiervoor de handleiding van je browser.

_ga, Google Analytics, 2 jaar
_gat, Google Analytics, 1 dag
_gid, Google Analytics, 1 dag
1P_jar, Google Doubleclik, 1 maand
_cfduid, Cloudflare, Sessie

Jouw rechten

Wil je je eigen gegevens zien? Zijn je persoonlijke gegevens veranderd? Of wil je dat je gegevens worden verwijderd? Je kunt dit altijd aangeven. Ook heb je het recht om toestemming in te trekken, te verzoeken om een beperking van de verwerking en bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens. Wanneer het technisch mogelijk is, heb je tot slot het recht om de persoonsgegevens die wij van jou verwerken te laten overdragen naar een derde partij.

Is je privacy mogelijk in gevaar? We helpen je jouw gegevens te beschermen

We doen er alles aan om je privacy te beschermen. Toch kan het gebeuren dat er buiten jou en onze macht een keer iets gebeurt dat dit misschien in gevaar brengt. BeterDichtbij helpt je je gegevens ook dan zo goed mogelijk te beschermen. Denk je dat je privacy bij het gebruik van de BeterDichtbij dienst in gevaar is? Laat het ons weten, dan helpen we je graag verder.

Je kunt hierover contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming van BeterDichtbij, Laura Monhemius via fg@beterdichtbij.nl.

Klachten – Autoriteit Persoonsgegevens

Als je vindt dat wij je niet op de juiste manier helpen met vragen over je privacy, dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder. Deze heet de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen privacyverklaring

Wanneer onze dienstverlening wijzigt, moeten wij natuurlijk ook onze privacy- en cookieverklaring aanpassen. Check daarom regelmatig deze privacy- en cookieverklaring, zodat je van eventuele wijzigingen op de hoogte bent.

Contactgegevens

Voor vragen over onze privacy- en cookieverklaring of vragen omtrent je rechten, kun je altijd contact met ons opnemen via onderstaande gegevens.

BeterDichtbij B.V.
Oudlaan 4
3515 GA Utrecht

De Functionaris Gegevensbescherming van BeterDichtbij, Laura Monhemius via fg@beterdichtbij.nl. Voor overige vragen:

E-mailadres:                info@beterdichtbij.nl
Telefoonnummer:        085 – 27 35 398
KvK-nummer:              70150680