Privacy- en cookieverklaring

Deze privacy- en cookieverklaring is voor het laatst aangepast op 22 november 2021.

Dit is hoe we uw privacy beschermen

BeterDichtbij B.V. (hierna: BeterDichtbij) hecht veel waarde aan uw privacy en gaat zorgvuldig om met uw gegevens. De zorgorganisaties (huisartsenpraktijken, ziekenhuizen en andere zorgorganisaties), die met BeterDichtbij meedoen, gebruiken uw gegevens om u goed te kunnen helpen. BeterDichtbij is de dienst die de communicatie met u mogelijk maakt. Volgens de Nederlandse wet is BeterDichtbij daarom als organisatie een Verwerker van uw persoonsgegevens (volgens de Algemene verordening gegevensbescherming, de “AVG”). Dat betekent dat BeterDichtbij uw persoonsgegevens in opdracht en ten behoeve van uw zorgorganisatie verwerkt. Uw zorgorganisatie (huisartsenpraktijken, ziekenhuizen en andere zorgorganisaties) is de Verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG. Voor vragen of verzoeken over hoe zij omgaan met uw persoonsgegevens, kunt u terecht bij uw eigen zorgorganisatie. Vragen die u aan BeterDichtbij hierover stuurt, zullen wij doorsturen aan uw eigen zorgorganisatie. In onderstaande verklaring beschrijven wij uitgebreider de wijze waarop BeterDichtbij persoonsgegevens in opdracht van en ten behoeve van uw zorgorganisatie verwerkt.

De digitale service: BeterDichtbij in de rol van verwerker

We vragen alleen de belangrijkste gegevens

We helpen u graag zo goed mogelijk. Daarom vult u bij uw registratie binnen BeterDichtbij een aantal persoonlijke gegevens in. Die gegevens verwerken we in opdracht van uw huisartsenpraktijk, ziekenhuis of andere zorgorganisatie.

De gegevens die u deelt, worden alleen gebruikt om de communicatie met u zo goed mogelijk te laten verlopen. Welke persoonlijke gegevens worden verwerkt door BeterDichtbij als u de app downloadt of de besloten BeterDichtbij website gebruikt? Dit zijn de volgende gegevens:

·       Postcode

Met uw postcode kunnen we het ziekenhuis of de zorgorganisatie bij u in de regio vinden die deelnemen aan BeterDichtbij.

·       E-mailadres

U ontvangt van ons een e-mail op uw e-mailadres zodra u een nieuw berichtje hebt ontvangen van uw eigen zorgverlener in de BeterDichtbij app of website. Ook is uw e-mailadres nodig voor het eerste registratieproces en bij het doorvoeren van wijzigingen later.

·       Naam

We spreken u graag persoonlijk aan, daarom vragen we naar uw voor- en achternaam. Ook voor de zorgverleners die met u communiceren is uw naam belangrijk.

·       Mobiel telefoonnummer

De reden waarom we uw mobiele telefoonnummer vragen, is om de app veilig te koppelen aan uw eigen telefoon. U kunt de BeterDichtbij app namelijk alleen met een door u zelf in te stellen pincode op uw telefoon gebruiken, net zoals u gewend bent bij uw internetbankieren app.

·       Geboortedatum

Net als bij de huisarts of in het ziekenhuis of bij een andere zorgorganisatie vragen we naar uw geboortedatum. Dit doen we ter controle. Zo weten we dat er geen misbruik wordt gemaakt van uw gegevens en weet de zorgverlener met wie hij/zij communiceert.

·       Patiëntnummer/BSN

Zelf voert u geen patiëntnummer en/of burgerservicenummer (BSN) in binnen BeterDichtbij. Uw arts of andere zorgverlener doet dit. Dit is hetzelfde patiëntnummer dat de deelnemende zorgorganisaties in hun eigen systemen gebruiken als u bij hun bekend bent.

·       (Medische) gesprekken

Wij slaan de gesprekken die u met uw zorgverleners in de app of beveiligde website heeft veilig op. Dat is belangrijk, omdat deze gesprekken medische inhoud kunnen bevatten. Deze gesprekken worden nooit opgeslagen op uw mobiele telefoon. De mensen die bij BeterDichtbij werken kunnen nooit bij de inhoud van deze gesprekken. Dit kunnen alleen u en uw zorgverleners.

·       Uw ziekenhuis of andere zorgorganisatie

Op basis van uw postcode, brengt BeterDichtbij u in contact met het ziekenhuis, uw huisarts of andere zorgorganisatie bij in de buurt die deelneemt aan BeterDichtbij. Gebruik altijd uw eigen postcode.

Normaal gesproken ontvangt u via uw zorgaanbieder een uitnodiging voor BeterDichtbij. Het is ook mogelijk dat u (nog) niet gekoppeld bent aan een ziekenhuis of andere zorgorganisatie, maar dat u direct via BeterDichtbij een account aanmaakt. In dit geval is BeterDichtbij zelf verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens, en geen verwerker voor een zorgaanbieder (die is er namelijk niet in dit geval). Hiervoor is de grondslag ‘uitvoering van de overeenkomst’ van toepassing. Hierbij geldt uiteraard nog steeds dat we alleen de noodzakelijke gegevens uitvragen en uw privacy zo goed mogelijk waarborgen, zoals omschreven in deze privacy- en cookieverklaring. Mocht u hier vragen over hebben, dan kunt u altijd contact met ons opnemen via de contactgegevens onderaan deze pagina.

·       Device ID

Omdat BeterDichtbij alleen op uw eigen telefoon werkt, slaan we een anoniem device iD op. Dit is een uniek (technisch) nummer waarmee uw eigen mobiele telefoon wordt herkend door het BeterDichtbij systeem.

Uw gegevens zijn veilig

Huisartsenpraktijken, ziekenhuizen en andere zorgorganisaties werken samen met BeterDichtbij omdat wij er als Verwerker alles aan doen om uw privacy te waarborgen.

De gegevens en informatie die binnen BeterDichtbij worden bewaard, worden opgeslagen op sterk beveiligde servers bij een Nederlandse hostingpartij. Deze partij voldoet aan de normen van ISO27001, internationaal erkende standaarden voor informatiebeveiliging. Ook de werkwijze en processen van BeterDichtbij voldoen daaraan, want BeterDichtbij is NEN7510:2017 en ISO 27001 gecertificeerd. Deze standaarden voor informatiebeveiliging helpen de beveiliging van medische data en de beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van patiëntgegevens te garanderen.

Uw zorgorganisatie bepaalt hoe lang we uw gegevens moeten bewaren. Wilt u dat de gegevens eerder worden verwijderd? Dan kunt u dat aan de betrokken zorgorganisatie laten weten. Op uw telefoon zelf worden nooit inhoudelijke, medische gegevens opgeslagen. Daarom kan niemand anders uw gesprekken in BeterDichtbij zien, ook niet als u uw telefoon verliest.

Om BeterDichtbij voor u zo goed mogelijk te beheren en te ontwikkelen, werken we samen met professionele partijen. Met deze vaste, technische partners zijn uitgebreide contracten en verwerkersovereenkomsten afgesloten en afspraken gemaakt hoe om te gaan met de aanwezige data op de systemen. Niet bevoegde medewerkers hebben nooit toegang tot uw gegevens. Alleen voor een goede werking van de systemen of het oplossen van fouten, kunnen een select aantal technische medewerkers bij de systemen en daarop aanwezige data. Iedereen die voor of met BeterDichtbij werkt, heeft een geheimhoudingsverklaring ondertekend. Bij de werkzaamheden worden de laatste veiligheidsnormen gehanteerd en zijn er procedures aanwezig in lijn met de AVG.

Gaat er iets mis met het downloaden van de BeterDichtbij app, het gebruik van de besloten website of met de eerste keer registreren van BeterDichtbij? Dan helpt de Servicedesk van BeterDichtbij u graag verder. Om u hiermee goed te kunnen ondersteunen, hebben de Servicedesk medewerkers alleen toegang tot uw naam, e-mailadres, postcode, type telefoon (Android, iOS) en telefoonnummer. Zij kunnen nooit de inhoud van uw gesprekken met de arts of andere zorgverleners zien.

Uw gegevens blijven bij uw ziekenhuis of uw zorgorganisatie

De gegevens die u deelt via BeterDichtbij, zijn alleen toegankelijk voor u en uw (huis)arts, ziekenhuis of andere betrokken zorgorganisatie. BeterDichtbij mag niets anders met de gegevens doen dan deze verwerken in opdracht van de Verwerkingsverantwoordelijke: uw ziekenhuis of andere zorgorganisatie.

App Store en Google Play Store

De app is te downloaden via de App store en Google Play. Wij hebben geen invloed op welke persoonsgegevens de aanbieder (Google dan wel Apple) hiervan verwerkt en waarvoor. Wij raden u aan de relevante privacy verklaringen van de desbetreffende aanbieder te lezen.

U kunt altijd uw gegevens inzien, wijzigen of laten verwijderen

Wil u uw eigen gegevens zien? Zijn uw persoonlijke gegevens veranderd? Of wilt u dat uw gegevens worden verwijderd?

U kunt dit altijd aangeven bij uw eigen zorgorganisatie. Uw zorgorganisatie is verantwoordelijk voor uw inzage, wijzigingsverzoek of het verwijderen van uw gegevens. BeterDichtbij voert uw verzoek alleen in opdracht van de deelnemende zorgorganisatie namens u uit.

De website: BeterDichtbij in de rol van verwerkingsverantwoordelijke

Contact

Wanneer u ons een e-mailbericht verstuurt, ons telefonisch benadert, of op een andere manier contact met ons opneemt, gaat u in op ons aanbod om met ons in contact te treden (uitvoering van de overeenkomst).  Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Naam
• Contactgegevens (e-mailadres en/of telefoonnummer)
• Eventuele informatie die u zelf invult als inhoud van een bericht

Wij bewaren uw gegevens zolang als dat nodig is voor dit contact of tot maximaal 3 maanden nadat wij voor het laatst contact met u hebben gehad, omdat we er zeker van willen zijn dat we uw vraag of klacht goed hebben afgehandeld.

Opname telefoongesprekken

Als u telefonisch contact opneemt met de servicedesk van BeterDichtbij kan het zijn dat, in verband met kwaliteit en trainingsdoeleinden, het gesprek wordt opgenomen. Binnen uiterlijk 2 maanden worden deze telefonische opnames altijd weer verwijderd. BeterDichtbij medewerkers zullen nooit informeren naar uw persoonlijke situatie of gezondheid. Het gesprek dat u met ons voert, gaat over het gebruik van de dienst BeterDichtbij via de app of website. Hiermee willen we u zo goed mogelijk helpen.

Behalve uw eigen zorgverleners in de deelnemende zorgorganisaties kan er niemand bij uw eigen informatie. Voor de evaluatie en doorontwikkeling van de BeterDichtbij dienst maken we gebruik van gegevens die niet tot u herleidbaar zijn. Wij verstrekken uw persoonlijke gegevens niet aan externe partijen, tenzij u daarvoor toestemming geeft of daar een wettelijke grondslag voor bestaat.

Solliciteren bij BeterDichtbij

• Heeft u gereageerd op één van onze vacatures of heeft u een open sollicitatie ingestuurd? Dan verwerken wij persoonsgegevens van u om uw sollicitatie in behandeling te kunnen nemen, en ter voorbereiding op het eventueel sluiten van een arbeidsovereenkomst. Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:
• Naam
• Contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer)
• Curriculum Vitae
• Motivatiebrief
• Salarisindicatie
• Referenties
• Eventuele overige informatie die u meestuurt met uw sollicitatie

Uw sollicitatiegegevens bewaren wij tot maximaal 6 weken nadat de functie is vervuld. Wij bewaren deze gegevens zodat wij contact met u kunnen opnemen in het geval de functie binnen de proeftijd opnieuw vrijkomt. Wanneer we u op dit moment geen functie kunnen aanbieden, kunnen we – met uw toestemming – de sollicitatiegegevens nog een jaar langer bewaren. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken door ons een e-mail te sturen. Indien u bij ons komt werken, bewaren wij uw sollicitatiegegevens in het personeelsdossier. Dit dossier wordt bewaard zolang dit noodzakelijk is en ten aanzien van de sollicitatiegegevens tot maximaal 2 jaar na indiensttreding.

Een social media- en internetonderzoek kan onderdeel zijn van de sollicitatieprocedure. Dit is noodzakelijk om te kunnen waarborgen dat bij het aannemen van nieuw personeel ons imago in stand blijft, wij doen dit dan ook op basis van ons gerechtvaardigde belang. Wij zoeken hiervoor op uw naam op Google, en uw eventuele profiel op diverse social media. Dit uiteraard voor zover deze profielen openbaar zijn; wij zullen u niet vragen om ons toegang te verlenen tot een afgeschermde social media-pagina of een connectie met ons te maken. De resultaten van het onderzoek worden met u besproken. Mocht u hier bezwaar tegen hebben, dan kunt u dit per e-mail aangeven op het moment dat u solliciteert.

Klantervaringen

• U heeft de mogelijkheid om een beoordeling te geven over onze dienstverlening. Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van het gerechtvaardigd belang. Wij hebben namelijk een commercieel belang om onze dienstverlening te verbeteren en aan derde partijen te laten zien hoe er over ons bedrijf wordt gedacht. Ons commerciële belang prevaleert boven uw privacybelang, gezien het feit dat u zelf invloed heeft op wat voor informatie u achterlaat in de review. Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:
• Naam
• Foto
• Functie
• Naam werkgever
• Inhoud van het bericht

Wij bewaren uw persoonsgegevens maximaal 10 jaar nadat u de klantervaring heeft gegeven.

Derde partijen

Om die dienstverlening te verlenen kan BeterDichtbij uw persoonsgegevens verstrekken aan partijen die zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (EER). BeterDichtbij doet dit alleen indien er sprake is van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van persoonsgegevens. Het kan voorkomen dat wij uw persoonsgegevens aan derde partijen verstrekken, omdat:

• • wij hen hebben ingeschakeld om bepaalde gegevens te verwerken;
  • dat nodig is om de overeenkomst met u uit te voeren;
  • u hier toestemming voor geeft;
  • wij hier een gerechtvaardigd belang bij hebben;
  • wij dat wettelijk verplicht zijn.

De partijen die in onze of uw opdracht persoonsgegevens verwerken zijn:

• IT-leveranciers en -dienstverleners
• Cookiedienstverleners
• Betalingsdienstverleners
• Externe consultants

Nieuwsbrief

Via onze website kunt u zich aanmelden voor de nieuwsbrief van BeterDichtbij (toestemming). Wij versturen maandelijks een nieuwsbrief met daarin informatie over de diensten van BeterDichtbij.

Hiervoor verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Naam

• E-mailadres

Wij bewaren uw gegevens totdat u zich afmeldt voor onze nieuwsbrief. Mocht u de nieuwsbrief niet meer willen ontvangen, dan kunt u zich op elk moment afmelden via de link onderaan in de nieuwsbrief.

Cookies op de website van BeterDichtbij

Via onze website gebruiken we alleen de noodzakelijke en statistiekcookies die nooit naar u te herleiden zijn. Een cookie is een klein tekstbestandje dat door uw browser op de harde schijf van uw computer, tablet en/of mobiele telefoon wordt opgeslagen. De door een cookie gegenereerde informatie over uw gebruik van website wordt overgebracht naar onze eigen beveiligde servers. De daarin opgeslagen informatie kan bij een volgend bezoek weer naar onze servers teruggestuurd worden.

Google Analytics

Wij gebruiken cookies met een puur technische functionaliteit. Zo verzamelen wij gegevens voor onderzoek om bij te houden hoe gebruikers onze website gebruiken. Zo kunnen wij onze diensten hierop afstemmen en rapporten opstellen over de gebruikersactiviteit. Voor het verzamelen van deze gegevens maken wij gebruik van Google Analytics, welke wij privacyvriendelijk hebben ingesteld conform de handleiding van de Autoriteit Persoonsgegevens. Momenteel bekijken we op welke manier persoonsgegevens veilig doorgestuurd kunnen worden naar de Verenigde Staten. We hebben een verwerkersovereenkomst met Google gesloten hierover, waarin is vastgelegd dat BeterDichtbij verantwoordelijk is en Google alleen optreedt als verwerker. Google Analytics is door BeterDichtbij ingesteld op anonimiseren zodat nooit de gegevens van een individuele gebruiker worden bijgehouden. Ook worden er geen gegevens van u gedeeld met Google en maken we geen gebruik van andere Googlediensten. Bekijk hier de privacyverklaring van Google.

Google Doubleclick

Deze cookies bevatten uw gebruiksvoorkeuren van Google, zoals uw taal, aantal zoekresultaten en of je een cookie hebt geaccepteerd. Meer informatie over deze cookies bij Google.

Cloudflare

Cloudfare is een inhoudsnetwerk en identificeert het vertrouwd webverkeer. Lees voor meer informatie de Privacyverklaring van Cloudflare.

Bewaartermijn en verwijderen van cookies

De bewaartermijn van de cookies verschillen. Hieronder vindt u een overzicht van de bewaartermijnen. De meeste cookies hebben een houdbaarheidsdatum. Als een houdbaarheidsdatum is ingesteld, wordt het cookie automatisch verwijderd wanneer de houdbaarheidsdatum verstrijkt. U kunt er ook voor kiezen de cookies handmatig te verwijderen voordat de houdbaarheidsdatum is verstreken. Raadpleeg hiervoor de handleiding van uw browser.

_ga, Google Analytics, 2 jaar
_gat, Google Analytics, 1 dag
_gid, Google Analytics, 1 dag
1P_jar, Google Doubleclik, 1 maand
_cfduid, Cloudflare, Sessie

Uw rechten

Wilt u uw eigen gegevens zien? Zijn uw persoonlijke gegevens veranderd? Of wilt u dat uw gegevens worden verwijderd? U kunt dit altijd aangeven. Ook heeft u het recht om toestemming in te trekken, te verzoeken om een beperking van de verwerking en bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.  Wanneer het technisch mogelijk is, heeft u tot slot het recht om de persoonsgegevens die wij van u verwerken te laten overdragen naar een derde partij.

Is uw privacy mogelijk in gevaar? We helpen u uw gegevens te beschermen

We doen er alles aan om uw privacy te beschermen. Toch kan het gebeuren dat er buiten uw en onze macht een keer iets gebeurt dat dit misschien in gevaar brengt. BeterDichtbij helpt u uw gegevens ook dan zo goed mogelijk te beschermen. Denkt u dat uw privacy bij het gebruik van de BeterDichtbij dienst in gevaar is? Laat het ons weten, dan helpen we u graag verder.

U kunt hierover contact opnemen met de Functionaris Gegevensbescherming van BeterDichtbij, Laura Monhemius via fg@beterdichtbij.nl.

Klachten – Autoriteit Persoonsgegevens

Als u vindt dat wij u niet op de juiste manier helpen met vragen over uw privacy, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder. Deze heet de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen privacyverklaring

Wanneer onze dienstverlening wijzigt, moeten wij natuurlijk ook onze privacy- en cookieverklaring aanpassen. Check daarom regelmatig deze privacy- en cookieverklaring, zodat u van eventuele wijzigingen op de hoogte bent.

Contactgegevens

Voor vragen over onze privacy- en cookieverklaring of vragen omtrent uw rechten, kunt u altijd contact met ons opnemen via onderstaande gegevens.

BeterDichtbij B.V.
Oudlaan 4
3515 GA Utrecht

De Functionaris Gegevensbescherming van BeterDichtbij, Laura Monhemius via fg@beterdichtbij.nl. Voor overige vragen:

E-mailadres:                info@beterdichtbij.nl
Telefoonnummer:        085 – 27 35 398
KvK-nummer:              70150680