Op de foto v.l.n.r. en met de klok mee: Onno Treep, Edwin Vermeer, Ralph van der Neut, Wouter Baggerman en Jimmy van der Schalk. Samen met Rick Buiten (tijdens dit overleg niet aanwezig) zijn zij het technisch team achter BeterDichtbij.
Het was zaterdag 14 maart dat het besluit viel om een speciale variant van BeterDichtbij beschikbaar te stellen. Direct beschikbaar en tijdelijk kosteloos, om zo de sector te helpen om de reguliere zorg zoveel mogelijk te continueren. In de weken ervoor stond de telefoon bij BeterDichtbij al roodgloeiend; reeds deelnemende ziekenhuizen schaalden de inzet van BeterDichtbij voor berichtenverkeer en beeldbellen al steeds verder op toen de eerste tekenen van de coronacrisis zichtbaar werden.
Extra ruimte inkopen en testen, testen en nog eens testen
Die zaterdag ging de telefoon bij Edwin en werd hem gevraagd: kan ons platform de verwachte groei technisch aan? Daar hoefde hij niet lang over na te denken: “Onze servers konden het aan, en onze database hebben we direct opgeschaald voor meer dan voldoende ruimte. Dat was de eerste stap. Je wilt dit natuurlijk doen, als je de sector zo kan helpen.” Samen met zijn team – bestaande uit een architect, twee back-end developers, een front-end developer en twee mobile developers – is hij alle scenario’s langsgegaan die zich in de komende weken konden voordoen.
“Zo zagen we dat we de snelheid van het platform konden verbeteren nu er een veel grotere groep tegelijk actief werd op BeterDichtbij. Alle technische stappen die op de achtergrond worden gezet bij het typen en versturen van een bericht, hebben we gesplitst van elkaar zodat het beter gestroomlijnd werd en we de schaal goed aankunnen.” Ook werd direct de speciale variant BeterDichtbij Light technisch beschikbaar gesteld. Hierin zijn alle basisfunctionaliteiten beschikbaar, zonder koppelingen met de eigen systemen, vertelt Edwin verder. “Dit hebben we technisch zo ingericht, dat de organisaties samen met de projectmanagers van BeterDichtbij meteen van start konden zonder tussenkomst van ons als technisch team.”
Aantal gebruikers verdrievoudigd
Het aantal gebruikers van BeterDichtbij is de afgelopen weken enorm toegenomen. Begin maart waren nog 24 ziekenhuizen aangesloten, eind april waren dit er al 30. Samen met de groei binnen al deelnemende ziekenhuizen sloten in die weken talloze vakgroepen aan op BeterDichtbij. Het aantal gebruikers, patiënten, verdrievoudigde. En de uren per maand die worden gebeeldbeld nam zelfs met een factor 25 toe. Edwin: “Op een dag loggen zo’n 3.000 zorgverleners in op het platform, en in de maanden april en mei stond het totaal aantal uren beeldbellen via BeterDichtbij op ruim 1.200 uur.”
Stabiel beeldbellen in de zorg voor alle zorgverleners
Wat het beeldbellen betreft, gold ook dat er in eerste instantie meer ruimte moest worden ingekocht. Maar voor een stabiele inzet, kwam het team voor andere uitdagingen te staan. “Het was en is ons doel om beeldbellen voor iedereen zo makkelijk mogelijk te maken, dus zonder bijvoorbeeld wachtkamers en extra benodigdheden voor de patiënt. Maar het lastige is: je bent bij beeldbellen afhankelijk van verschillende radars.” En dat betekende dat het belangrijk was om meer inzicht te krijgen in de radars die van invloed zijn.
Het team maakte een beeldbeltest, die zorgverleners en patiënten zelf kunnen gebruiken om hun computer te testen op alle benodigde instellingen. “Dat helpt zeker, want zo kunnen mensen zelf aan de slag met een oplossing.” Verder wordt momenteel een extra leverancier voor beeldbellen geselecteerd, zodat direct kan worden omgeschakeld naar die andere partij bij een eventuele storing. “En voor zorgverleners die beeldbellen met een Android tablet, hebben we een speciale BeterDichtbij Pro app ontwikkeld. Die was al beschikbaar op de iPad, en wordt veel door logopedisten en wijkverpleging gebruikt.”
Volgende stappen in uitbreiden BeterDichtbij
Intussen is het begin juni en is er meer ruimte gekomen voor nieuwe projecten door het technisch team. Bijvoorbeeld aan een vereenvoudiging van het activatieproces, zodat patiënten in minder stappen veilig voor het eerst gebruik kunnen maken van BeterDichtbij. “We hebben het nu ook mogelijk gemaakt om berichten naar groepen patiënten te sturen, hier wordt met name door ziekenhuizen steeds meer gebruik van gemaakt. En het vernieuwde design van het webplatform voor patiënten stond al in de steigers, maar is nu ook live.”
Voor huisartsenpraktijken worden nu ook stappen gezet in het optimaliseren van de aansluiting op BeterDichtbij, zodat die op grotere schaal aan de slag. Edwin: “Veel plannen nog, en het is fijn dat hier nu weer meer ruimte voor komt. Maar het was en is mooi dat we deze groei hebben doorgemaakt en dat we in deze tijd de sector echt hebben kunnen helpen om zorg te blijven bieden.”
